Skuteczne zarządzanie flotą aut może stanowić bardzo poważny atut firmy – zwiększyć jej konkurencyjność, dynamikę działania, widoczność marki i sprawić, że do klientów dotrze szybciej niż konkurencja, co w dzisiejszych realiach biznesowych ma kluczowe znaczenia. W tym tekście zajmiemy się kilkoma zagadnieniami istotnymi z punktu widzenia zarządzania flotą, na temat których zarówno dyspozytorzy, jak i osoby powiązane z działalnością pośrednią, powinni mieć przynajmniej minimum wiedzy.
Określanie potrzeb i możliwości
Zanim przystąpimy do zakupu aut, gdy budujemy flotę od zera lub zamierzamy ją rozbudować, powinniśmy poważnie zastanowić się nad tym do czego auta będą nam potrzebne, jak długie trasy będą przemierzać oraz ile właściwie możemy zainwestować. Floty tirów spotyka się przede wszystkim w dużych firmach, takich, które mogą pozwolić sobie na wydatki nie mniejsze niż kilkaset tysięcy złotych. Jeśli moce przerobowe naszej firmy nie są duże to inwestycja we flotę nie ma sensu – lepiej będzie skorzystać z usługi firmy zewnętrznej. Jeśli zamierzamy przewozić mniejsze partie towaru – postawmy na samochody dostawcze, którymi można jeździć również z prawem jazdy typu B. Jeśli natomiast flota ma służyć sieci przedstawicieli handlowych – wystarczą samochody osobowe. Tu zawsze jest duży wybór, bo patrząc po testach Opla (tu cały test astry) czy Toyoty (tu cały test toyoty) to są to auta nadające się idealnie dla przedstawicieli.
Nadzór
Bardzo ważną z punktu widzenia skuteczności działania floty aut kwestią jest nadzór. W mniejszych flotach może go prowadzić właściciel firmy, w większych jednak niezbędne jest stworzenie etatu dla dyspozytora. Dyspozytor nie może być osobą przypadkową – powinien mieć doświadczenie i kompetencje niezbędne do tego, aby odpowiednio zareagować zarówno w sytuacjach standardowych jak i tych, dla których nie da się ustalić procedury. W prowadzeniu nadzoru niezwykle pomocny jest monitoring GPS – technologia ta wykorzystuje komunikację satelitarną aby na bieżąco ustalać pozycję pojazdów w ruchu. Dzięki temu możemy szybko wychwycić wszelkie odstępstwa od harmonogramu i kontaktując się z kierowcą wyjaśnić ich przyczynę.
Bezpieczeństwo
Jeśli chodzi o bezpieczeństwo aut na drodze monitoring GPS znów ma bardzo istotne znaczenie. Gdy monitorowany samochód zostanie skradziony dostęp do danych z GPS można przekazać policji, w najpopularniejszych systemach odbywa się to za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszą. Policja mając wgląd w dane satelitarne z łatwością ustali, jakie drogi należy odciąć i gdzie można przestępcę ująć, odzyskanie auta wraz z przewożonym towarem trwa wówczas zaledwie kilka do kilkunastu godzin od zgłoszenia.
Inną kwestią istotną dla bezpieczeństwa samochodów jest ubezpieczenie. Przy flocie samochodów osobowych dla przedstawicieli handlowych wystarczy OC i AC – więcej tutaj. To drugie jest co prawda nieobowiązkowe, ale w praktyce okazuje się być po prostu opłacalne. Jeśli jednak zajmujemy się transportem i logistyką, potrzebne będzie nam również ubezpieczenie frachtu oraz odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności. Potencjalni kontrahenci jak ognia unikają firm, które tego ostatniego ubezpieczenia nie mają, bo gdy towar zostaje uszkodzony podczas przewozu o wiele łatwiej odzyskać pieniądze z firmy ubezpieczeniowej niż od przewoźnika. Jeśli więc chcemy, aby nasza firma uchodziła za rzetelną, nie można tej kwestii zaniedbać.
Jeśli dobrze zorganizujemy pracę floty, to szybko przełoży się to na nasze zyski. Nawet jeśli trudno je wyliczyć, to ich istnieniu nie da się zaprzeczyć.
Sprawdź: Elektromaniacy i Epasjonaci